Digitalisierung bei HR spart Zeit und Ressourcen 

Wenn eines über die Digitalisierung vorhergesagt werden kann, dann das sie uns in den nächsten Jahren immer mehr betreffen wird. Die Pandemie brachte eine Beschleunigung der Entwicklung. Gut auf die Digitalisierung vorbereitete Unternehmen konnten der Herausforderung besser begegnen. Gerade HR-Abteilungen sind jedoch noch oft hinterher.

Unternehmen müssen sich vorbereiten

Die Digitalisierung ist eine der größten Trends im unternehmerischen Umfeld. Doch noch nicht in allen Betrieben scheint diese Erkenntnis angekommen zu sein. Oft ist die Sorge zu groß, dass bestehende Prozesse nicht funktionieren oder die Wirkung wird unterschätzt. Dabei ist die Digitalisierung eine große Chance mehr Zeit für wichtige und komplexe Aufgaben zu bekommen, indem routinierte Arbeiten zeitsparender umgesetzt werden oder ganz automatisiert werden.

Vieles, was im Arbeitsalltag liegen bleibt oder nur halbwegs auf Grund von Zeitdruck erledigt wird, kann nun ordentlich angegangen werden. Ein einfaches aber effektives Beispiel im HR-Bereich ist die Digitalisierung der Personalakte, einer Lösung wie sie beispielsweise von Haufe angeboten wird.

Statt ganze Büros für unzählige Aktenordner zu mieten, liegen die Daten auf einem Server und können bequem abgerufen werden. Einfache Suchbefehle ersetzen langes Blättern im Papier. Angepasste Daten werden in der Historie angezeigt und ersetzen lästiges Drucken. Das spart Zeit, Papier und schont die Umwelt. Mehr Informationen zu dieser Lösung können bei Haufe nachgelesen werden.

Die Vorteile der Digitalisierung

Es wurde schon erwähnt, dass insbesondere Zeit- und Ressourcenschonungen mit der Digitalisierung verbunden sind. Je mehr Beschäftigte ein ein Unternehmen hat, desto mehr summieren sich diese Einsparungen. Aber auch darüber hinaus gibt es eine Menge an Vorteilen:

• Der umgeschüttete Kaffee sorgt nicht mehr für unlesbare Daten. Sie liegen auf dem Server und sind weiterhin abrufbar.
• Mehrere Personen können zeitgleich mit den Daten arbeiten.
• Arbeitszeiten und -orte lassen sich zunehmend flexibilisieren, wenn von überall auf der Welt durch eine sichere Verbindung auf die Daten und Laufwerke zugegriffen werden kann.
• Fehler und Störungen können schneller erfasst werden – beispielsweise durch Fehlermeldungen im System oder weil mehr Personen zeitgleich Zugriff haben.
• Abläufe und Prozesse können besser vereinheitlicht und automatisiert werden.

Aktuelle Herausforderungen der Digitalisierung

Die größte Herausforderung bei der Digitalisierung ist, dass mit dem Wandel im Unternehmen ein kultureller Wandel verknüpft ist. Vorgesetzte müssen umdenken und dies den Mitarbeitern vorleben. Es kann nicht erwartet werden, dass Beschäftigte offen an neue Systeme und Arbeitsweisen herangehen, wenn die Vorgesetzten dies ablehnen. Auch sollte die Fehlerkultur gestärkt werden: Sicherlich werden bei der Umstellung Fehler entstehen. Dies ist normal und es sollten offen damit umgegangen werden, damit aus den Fehlern gelernt werden kann.

Lernen ist zudem ein sehr gutes Stichwort: Vorgesetzte und Beschäftigte müssen geschult werden. Neue Arbeitsweisen und Softwarelösungen oder andere Systeme erschließen sich nicht jedem direkt. Zeit für Weiterbildung ist unablässig. Dazu muss geschaut werden, wer auf welchem Stand ist und künftig welche Tools nutzen soll.

Neben dem Fokus auf das, was sich ändern wird, ist es im Change Management zudem wichtig auch zu betonen, was sich erstmal nicht Ändern wird und in Zukunft bleibt wie es ist. Beispielsweise die Teamzusammensetzung, bestimmte Prozesse etc. Das ist wichtig vor allem bei Beschäftigten herauszuarbeiten, die hinsichtlich der Veränderung besonders verunsichert sind.

Aktuelle Trends in der HR-Digitalisierung

Gerade durch die Corona-Pandemie wurde der Trend zum Arbeits- und Ortflexiblem Arbeiten stark vorangetrieben. Viele Beschäftigte möchten auch in Zukunft im Homeoffice arbeiten können und sich ihre Arbeitszeit durch solche Lösungen flexibler einteilen. So gelingt auch die Work-Life Balance immer besser. Viele Meetings können digital durchgeführt werden, das spart Zeit und Reisekosten.

Eine große Rolle spielen zudem neue Medien. Diese können für Schulungen, Simulationen und vieles mehr genutzt werden. Durch digitale Plattformen können die Inhalte zudem individuell auf die jeweilige Person abgestimmt werden. So kann eine Schulung direkt am aktuellen Kenntnisstand der Person ansetzen.

Viele Routineaufgaben werden zudem in Zukunft digital unterstützt. So können Systeme beispielsweise eine Vorauswahl bei Bewerbungen treffen und so Rückmeldezeiten verkürzen oder das Zeiterfassungssystem ist direkt mit der Buchhaltung verknüpft – Überstunden und Zulagen werden automatisch in die Abrechnung gespielt.

Dies sind jedoch nur einige Beispiele. Es gibt noch viel mehr Einsatzmöglichkeiten und Trends, wie sich eine digitale HR-Abteilung in Zukunft aufstellen kann. Wichtig ist es vor allem den Mut zu haben, durch die Digitalisierung neue Ressourcen zu ermöglichen.